Секретарь-референт

от 35 000 до 35 000 руб. до вычета налогов

Требуемый опыт работы: 1–3 года

Полная занятость, полный день

Обязанности:
  • Прием и распределение входящих телефонных звонков
  • Организация приема, встреча посетителей
  • приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки).
  • Ведет журнал разъездов курьеров организации и маршрутов водителей.
  • Организует работу с документами.
  • Осуществляет прием и первичную обработку входящих документов.
  • Предварительно рассматривает и сортирует документы
  • Регистрирует входящие документы в СЭДО.
  • Обрабатывает и отправляет исходящие документы.
  • Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства.
  • Отслеживает в СЭДО сроки исполнения по документам.
  • Организует текущее хранение документов.
  • Осуществляет распределение и подшивку документов в дела.
  • Проверяет сроки хранения документов, составляет протокол работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
  • Согласовывает телефонные переговоры, встречи и мероприятия с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками.
  • Информирует руководителя о регламенте намеченных мероприятий.
  • Предупреждает о приближении времени намеченных мероприятий.
  • Организует телефонные переговоры руководителя.
  • Оказывает помощь руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций.
  • Заказывает железнодорожные и авиабилеты, гостиницы, транспортное обеспечение руководителя.
  • Оформляет программы поездки, уточняет особенности протокола планируемых мероприятий.
  • Осуществляет подготовку документов к поездке руководителя.
  • Обрабатывает материалы командировки, оформляет отчет о командировке.
  • Доводит до сведения работников организации распоряжения руководителя.
  • Координирует деятельность по исполнению решений руководителя.
  • Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями.
  • Осуществляет оформление интерьера приемной руководителя.
  • Обеспечивает хранение и замену расходных материалов, уход за оргтехникой.
  • Заказывает канцелярские товары, гигиенические товары, продукты питания.
  • Отслеживает в СЭДО прохождение документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа).
  • Оформляет представительские затраты.
  • Заказывает питьевую воду для подразделений Общества и осуществляет сверку по актам приема-передачи в конце каждого месяца.
  • Своевременно обеспечивает почтовыми марками и конвертами.
  • Оформляет визитки для руководителя Общества и его заместителей.

Требования:
  • Высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3-х лет.
  • Высокая степень организованности, грамотность, инициативность, способность находить верное решение в критических ситуациях, умение работать с людьми, требовательность, аккуратность, исполнительность, пунктуальность, честность, стрессоустойчивость.
  • Владение компьютером на уровне пользователя.

    Работа с оргтехникой, правила деловой переписки,

    правила делового этикета.

    Знание программ: Word, Excel, электронная почта,

    ресурсы информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

Условия:
  • График работы: с понедельника по четверг с 8.00 до 17.00, пятница с 08:00 до 16:00.
  • Официальное трудоустройство согласно ТК РФ, полный соцпакет.
  • Официальная заработная плата (35000 до вычета НДФЛ).

Ключевые навыки

Делопроизводство
Прием посетителей
Организация встреч
Организация работы приемной
Исполнение личных поручений руководителя
Электронная почта
Деловая переписка
Офисная техника
Грамотная речь
Пользователь ПК
Деловой этикет
Организаторские навыки
Телефонные переговоры
Документооборот
Обеспечение жизнедеятельности офиса

Адрес

Казань, улица Родины, 8
Показать на большой карте

Вакансия опубликована 14 октября 2021 в Казани

Похожие вакансии