Обязанности:
-
Документооборот и деловая переписка. Прием поступающей корреспонденции.
- Подготовка и редактирование документов. Проекты писем, служебных записок, приказов, презентаций, протоколов.
- Согласование и контроль версий. Ведение истории правок, отслеживание статусов (на согласовании, в доработке, утверждено).
- Архивация и поиск. Организация хранения документов, регистрация входящей, исходящей документации
- Ведение электронного документооборота организации.
- Прием телефонных звонков‚ передача служебной информации руководителю‚ организация проведения телефонных переговоров.
- Планирование встреч и совещаний. Согласование времени с участниками, бронирование переговорных, отправка напоминаний.
- Контроль сроков и приоритетов. Ведение списка задач руководителя, отслеживание дедлайнов, предупреждение о рисках срыва сроков.
- Синхронизация личных и рабочих активностей. Учёт командировок, отпусков, личных мероприятий, чтобы не было накладок
- Подготовка к проведению заседаний и совещаний (сбор необходимых материалов‚ оповещение участников о времени и месте проведения (рассылка факсограмм)‚ повестке дня‚ их регистрация и др.;
- Прием и передача сообщений по каналам связи.
- Прием посетителей‚ чай, кофе;.
-
Организация командировок и мероприятий
- Бронирование билетов, отелей, трансферов. Контроль дат, тарифов, условий отмены.
- Подготовка пакета документов. Визы, страховки, доверенности, пропуска, презентации и раздаточные материалы.
- Логистика на месте. Заказ такси, организация встреч, контроль тайминга.
-
Коммуникация и координация
- Фильтрация входящих запросов. Определение срочности и важности писем и звонков, перенаправление по ответственным.
- Ведение базы контактов. Хранение телефонов, должностей, предпочтений, истории взаимодействий.
- Координация между отделами. Постановка задач исполнителям, контроль статусов, эскалация проблем.
-
Контроль исполнения поручений. Постановка задач. Чёткие формулировки, сроки, критерии успеха.
- Отслеживание прогресса. Регулярные статусы от исполнителей, фиксация проблем и рисков.
- Формирование отчётов для руководителя. Еженедельные/ежемесячные сводки по статусу проектов.
- Знание основ делопроизводства, уверенное владение компьютером, офисными программами, умение пользоваться оргтехникой.
- Уверенный пользователь электронного документооборота.
- Вежливость при приеме посетителей организации и приеме телефонных звонков.
- Основы этики и эстетики.
- Опыт в организации мероприятий (семинары, корпоративы, съезды и т.п.), планирование, сбор материала, работа с подрядчиками.
- Личные качества: исполнительность, стрессоустойчивость, умение работать в режиме многозадачности, энергичность, коммуникабельность, организованность, внимание к деталям и аккуратность.
- Оформление по ТК РФ;
- Конкурентная оплата труда.
- Удобное месторасположение офиса и транспортная развязка;
- Льготы и гарантии.
- Зона комфорта: кухня с бытовой техникой, парковка, парк для отдыха в шаговой доступности.
Ключевые навыки
- Делопроизводство
- Электронный документооборот
- Сбор и обработка документов
- Работа с оргтехникой
- Хранение документов
- Деловая переписка
- Документооборот
- Организация делопроизводства
- Организация деловых встреч
- Организация работы приемной
- Прием посетителей
- Пользователь ПК
- Бумажный документооборот
- Архивирование документов
Задайте вопрос работодателю
Он получит его с откликом на вакансию
Где предстоит работать
Казань, улица Сибирский Тракт, 27Г
Вакансия опубликована 24 сентября 2026 в Казани
Dream Job
Отзывы о компании